Como avisar clientes das medidas de segurança COVID-19 para um espaço de eventos

Como avisar clientes das medidas de segurança COVID-19 para um espaço de eventos

Todas as empresas portuguesas que atuam no setor de gestão e organização de eventos ou espaços para eventos foram tremendamente afetadas pela pandemia nos últimos meses, por serem atividades que não permitem manter o distanciamento social e cumprir a regras de segurança pública estabelecidas.

Agora, com o período de reabertura ainda a ser estabelecido, já se começou a notar um maior fluxo de pessoas a circular pelas ruas do país. As praias começam a encher e já não é assim tão fácil arranjar um lugar à sombra na esplanada.

Eventualmente os espaços para eventos irão reabrir e voltarão, aos poucos, pequenos eventos corporativos e jantares de aniversário temáticos, por exemplo. Também sabemos que os organizadores de eventos e anfitriões estão ansiosos por começar a reunir novamente as pessoas através de experiências ao vivo, mas antes de realizar um evento, é imperativo que os hospedeiros comuniquem efetivamente aos participantes as medidas de segurança que tomaram – através de indicações da Direção Geral de Saúde. Deste modo, irão demonstrar “sinais de vida” a ex-clientes e eventuais clientes e, além disso, demonstrar as medidas que tomaram para garantir as condições de segurança tão valorizadas atualmente.

Para ajudá-lo a si e a outros hospedeiros e organizadores de eventos, sugerimos um modelo de e-mail que pode utilizar para partilhar as medidas que tomou para garantir a segurança dos participantes e do pessoal do evento com a sua base de dados (se ainda não tem uma, dê uma vista de olhos no Spaces, lá pode controlar todos os canais de comunicação num único lugar).

Modelo: (Não se esqueça de rever e personalizar a linguagem do e-mail de acordo com as circunstâncias específicas do seu espaço para eventos)

[Saudação],

“Como desde sempre, a prioridade dos nossos colaboradores foi assegurar a segurança dos participantes nos nossos eventos. Após uma cuidadosa consideração [Insira texto com mais detalhes sobre o seu processo de decisão – p.e: através de uma reunião de equipa], implementámos as seguintes medidas para promover a saúde e o bem-estar dos participantes e dos nossos colaboradores:

Novas políticas e procedimentos:
[Inserir texto, por tópicos, explicando o que está a fazer para gerir o risco de transmissão COVID-19]:
(Ex: Redução do número máximo de indivíduos permitidos no evento para 10; obrigação do uso de máscara; n.º máximo de 4 pessoas por mesas, etc.)

Como estes foram determinados:
[Inserir texto explicando que fatores foram considerados, e quem consultou ao tomar as suas decisões].

O que se espera dos participantes:
[Inserir texto explicando as ações que os participantes devem seguir e as consequências caso optem por não o fazer].

À medida que a situação evolui, o mesmo acontecerá com a nossa abordagem para o manter em segurança. Agradecemos-lhe pela sua paciência e flexibilidade à medida que gerimos esta situação e pedimos-lhe que volte aqui para verificar as atualizações.

(Para concluir, oferecemos uma sugestão extra: não tenha medo de pedir ajuda, deixe que o seu cliente lhe dê feedback. Ele, melhor que ninguém, saberá o que o seu espaço poderia fazer para atender as suas preocupações e novas necessidades.)

Antes de me despedir, faço um último pedido: peço que nos faça chegar através de uma resposta a este e-mail as suas preocupações relacionadas com a organização de eventos às quais ainda não demos reposta através das medidas acima. Sinta-se também à vontade para dar novas sugestões ou esclarecer qualquer dúvida. Aqui me despeço, por agora.

Obrigado e os meus cumprimentos,
[assinatura]

Voilá, este modelo reflete o mais importante para a temática atual: a comunicação eficaz do asseguramento das condições de segurança durante o evento, e a disponibilidade e adaptabilidade às novas necessidades dos clientes – um ótimo ponto de partida para o relançamento do seu Space.

Obrigado por ler até ao fim e um grande abraço.
Equipa Spaces